Membership Management – Still Doing It Manually? Why It’s Time To Stop

membership management

The way in which you store and access your members information is one of the most crucial aspects of effective membership management. Whether you’re a club or another type of member organisation, the systems and processes you have in place for storing data, handling payments and managing communications are vital to the smooth running of your administration.

Computers and desktop software helped revolutionise the way we handle member information, and helped to organise the way processes are handled. But even this has it’s limitations. Today however, cloud technology has taken this to a new level, with integrated software, payment gateways and automation on many key administrative tasks.

So why are you still managing your members manually?

The Problem With Manually Managing Your Members

First lets look at what I mean by manually managing members. Put simply I am talking about handling everything to do with your members with a paper-based system. Paper application forms, paper invoices, paper statements, letters and drawers full of files containing your members personal (and confidential) information.

Administrative systems like this are rarely efficient and the scope for information to become lost or dare I say, even stolen, is high. Members become frustrated when you lose their renewal forms or payments, when personal information is incorrect and they do not receive important communications about their membership. On top of this comes the amount of time you spend merely ‘administering’ this system – filing, processing, receiving, reconciling, mailing, banking ….it surely has to be a massive drain on time and resources.

3 Alternative Ways To Manage Your Membership

The decision to change your admin processes and systems isn’t one to be taken lightly, even if it is for the greater good. Your choice needs to be easy to use, easy to integrate into your club or organisation and needs to be affordable.

Below we have outlined 3 options for switching away from manual systems and adopting an improved membership management solution.

1. Desktop Software
There are plenty of desktop software choices out there, from fully integrated programs designed specifically for member organisations, to simple database programs which you can use in conjunction with other software.

  • Pros: wide choice available for different budgets
  • Cons: can be difficult to install and setup; requires time and resources to input member data; may not integrate with existing systems; support may not be available when you need it; functionality can come at a price, information stored locally on one machine, can’t process online payments
  • Why You Should Choose It: desktop software can be a great choice for smaller clubs and organisations with a small membership base

2. Online Membership Software
Perhaps the relative newcomer, but nonetheless an option which will suit everyone, big or small. Online software is more intuitive and offers greater functionality and integration than desktop software alone.

  • Pros: ready to use as soon as you sign up – no installing complicated software, no difficulties in setting up. Online software enables you to pass responsibility for maintaining member account information back to your members; fees and renewals can be done easily and securely online; 24/7 support when you need it. Many providers, including PaySubsOnline.com offer a host of other features such as email communications and event management. Most providers will offer a free demo or trial so you can test all the features and functions before signing up.
  • Cons: Vet providers carefully to ensure they have all the functionality you need (see our guide at the end of this post) and that data is stored securely and not rented, leased or sold to any third parties. Whatever online system you chose, there will always be a cost for processing payments online.
  • Why You Should Choose It: Perfect for clubs and organisations of all sizes, most providers will offer a range of plans to suit your budget. Online membership software offers an easy to use, easy to integrate solution, with access for a number of different administrators. Better still, it can be accessed remotely from any device.

3. A Combined System
Sometimes neither of the above are suitable or even practical for you. In this case, combining features from both may offer the best solution.

  • Pros: Combine a desktop database with an online payment gateway and email marketing program to create an easy to manage system with easy payment processing options.
  • Cons: Could potentially be more expensive than a standalone solution as you will need to pay for the software (including future upgrades) and fees for the online systems. Information will be stored across different programs and platforms, with some only being accessible from one place. Combined systems often lack full integration and as such you could end up creating more work for yourselves.
  • Why You Should Choose It: This solution may suit those who are unsure about the security of moving their membership information completely online. It may also appeal to those who already use desktop software and want to improve other aspects of their administration such as member communications.

The Benefits Of Making The Change

It can be tempting to think ‘well if it ain’t broke, don’t fix it.’ But chances are your current administrative processes are broken – if they are inefficient, time consuming and resource draining then it is time to make a change. If your committee needs further convincing or your colleagues are unsure it is worth it, then consider the following:

  • You will actually save money (and time) by having a system which allows for greater automation of common admin tasks, such as sending out of renewal letters and reconciling payments.
  • Your members will appreciate being able to pay their fees online, securely, rather than appear in person or have to search for their cheque books and head for the post box. Your treasurer too will appreciate not having to queue inline at the bank on a rainy Friday afternoon to pay monies in.
  • Your member information will be more secure. You are bound by the Data Protection Act and could face criminal charges if confidential information is mislaid, mismanaged or stolen.
  • And finally – improve your efficiency, productivity and communications; attract new members because it is easier to join and keep your finances rolling with automated payments going straight to your bank account – no more waiting a week or more for cheques to clear.

The pros and cons of switching from manual membership management should be clear to see. However, the system you change to will need to be fully evaluated to ensure it meets all your needs. Our free guide below will help you explore all the functionality you’ll need to manage your members online. Download your free copy now.

Membership management software

Please note: I reserve the right to delete comments that are offensive or off-topic.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

59 thoughts on “Membership Management – Still Doing It Manually? Why It’s Time To Stop

  1. Если вам нужно заказать винтовой конвейер в Самаре, то советую воспользоваться услугами компании «Проект плюс». Их сайт находится по адресу всеконвейеры.рф. Работают по всей России. Цены демократичные, сроки изготовления очень быстрые, качество хорошее.
    Купить винтовой конвейер в Самаре можно заказав на сайте всеконвейеры.рф

  2. What a nice comment that makes a lot of sense. I am very interested in this topic and glad to find some information about it here.
    In this website there is also a lot of interesting and useful information:

    נערות ליווי

  3. [url=https://7filtrov.shop/]купить недорого в интернет-магазине[/url]

    [url=https://ibb.co/CPHsHfZ][img]https://i.ibb.co/1zmJmk5/fonstola-ru-299408.jpg[/img][/url]

    Насос для водопада на даче.
    Как подобрать насос для водопада на даче – это один из наиболее актуальных вопросов при строительстве подобных объектов. В последнее время дачники стараются украшать свои участки различными искусственными водоемами, фонтанами и водопадами. При этом некоторые стараются построить именно водопад – символ мощи водной стихии.
    Искусственные водоемы являются элементами дизайна дачных участков. Многие хозяева чтобы еще больше разнообразить его внешний вид создают фонтаны и водопады.
    Сделать водопад своими руками совсем несложно, гораздо важнее добиться его стабильной и надежной работы. Это зависит от характеристик и типа водяного насоса, который будет использоваться для обеспечения функционирования фонтана. Многие люди в целях экономии приобретают самые дешевые устройства, однако такая «экономия» часто приводит к дополнительным тратам на обслуживание (ремонт) или приобретение нового насоса. О том, как правильно выбрать насос, рассказано ниже.
    Какие есть виды насосов?
    Не так давно дача стала для людей не местом для работы и выращивания продуктов, а полноценным местом для отдыха и приятного времяпровождения. Именно поэтому каждый хозяин украшает свой дачный участок по мере своих сил и финансовых средств. Люди создают различные виды ландшафтов, основной «изюминкой» которых является создание искусственного водоема на дачном участке. Чтобы разнообразить вид, многие обустраивают дополнительно водопад. Это придает более эстетический вид всему участку. Сам процесс создания водопада довольно прост, однако грамотно подобрать к нему устройство для подачи воды довольно сложно. Выбор осложняется не только огромным выбором из моделей и фирм, но и подбором типа, мощности и т.д.
    Все насосы, которые применяют при строительстве дачного водопада или фонтана, можно условно разделить на 2 типа по их конструкции.
    Поверхностный насос. Как понятно из названия, такой агрегат устанавливают на сухом грунте, а забор воды осуществляется с поверхности водоема. Их часто ставят на некотором удалении от мест забора и сброса воды, что позволяет не портить ландшафтный дизайн на даче. Однако есть и отдельный подвид таких устройств – поплавочный насос. Этот подвид считается самым компактным аппаратом для перекачки жидкости. Почти все механизмы устанавливают в водонепроницаемый поплавок, который свободно держится на поверхности искусственного пруда (или другого водоема на участке). Часто их маскируют под буйки или бакены, чтобы вписать их в дизайн участка на даче.
    Все виды поверхностных насосов считаются наиболее экономичными по показателю количества перекачанной воды/ потреблению электроэнергии.
    Устройство водопада с насосом.
    Такие устройства легко доступны для обслуживания – к замене масла, очистке от набившегося ила, проведению диагностики компрессорной установки ит.д. В эксплуатации они лишены каких-либо серьезных недостатков. Они имеют относительно невысокую цену (среди насосов) и имеются в продаже в любом строительном супермаркете или на рынке. Очень часто их недостатком считают частое засорение илом или донным песком, однако это вызывается не конструктивной недоработке помпы, а неправильно установленным водозаборником – он не должен быть близко ко дну или берегу.
    Погружающийся вид насосов. Они частично или полностью погружаются в перекачиваемую из пруда воду. В процессе эксплуатации их почти не видно – они скрыты слоем воды. Применяются они крайне редко ввиду более высокой стоимости, сложностей при обслуживании и больших энергозатратах в процессе работы. Однако в некоторых случаях используются именно они. Например, в ситуации когда надо спрятать агрегат под поверхностью воды. Другой случай применения – источник воды не искусственный (открытый) водоем, а скважина или колодец, которые имеют глубину более 10 метров. В этой ситуации только погружающиеся насосы могут обеспечивать подъем воды на поверхность.
    Помимо разделения на способ и место монтажа, насосы разделяют и по принципу работы. Основные типы конструкций – вибрационная и центробежная. Вибрационные помпы имеют в своей конструкции мембрану, одна сторона которой находится в воде, а с другой стороны находится вибрационное устройство. После пуска вибрационного устройства, происходит деформация (сокращение) мембраны. Мембраной создается разница давлений, что приводит к перекачке жидкости.
    К достоинству такой конструкции следует отнести то, что работающий механизм практически не перегревается. Это связано с тем, что насос полностью погружен в воду, и вода является естественным охладителем.
    Устройство насоса для водопада на даче.
    Однако электрическая часть таких насосов подвержена перегреву, также рабочий механизм может перегреться при засорении. Поэтому, приобретая такой тип, необходимо выбрать модель, в которой будет встроенный термовыключатель (для защиты от перегрева). На это следует обратить внимание особенно в случае его установки на глинистой почве. Следующий момент, на который следует обратить внимание при приобретении – расположение водозаборника. Настоятельно рекомендуется приобретать аппараты, у которых водозаборник располагается в нижней части конструкции помпы – это существенно повышает производительность устройства, что экономит электроэнергию. В процессе эксплуатации такие устройства часто зарываются в ил, что требует их немедленного извлечения оттуда. Извлекать их следует только при работающем аппарате.
    Центробежные агрегаты имеют в своей конструкции несколько колец (реже имеют только 1), снабженных лопастями. Эти кольца крепятся к валу, а интервал между ними заполняется водой. После включения кольца начинают вращаться, что создает перепад давлений. Разница в давлении приводит к накачке воды. Сегодня такие устройства считаются наиболее совершенными. Они более дешевы (из-за более дешевых материалов изготовления и конструкции). Также они имеют более длительный срок эксплуатации, простоту в обслуживании и лучшую эргономику.
    Выбор типа насоса зависит от используемого источника воды (для работы на прудах лучше взять центробежный, для работы в колодцах и скважинах – вибрационный) и ландшафтного дизайна, который имеет дача.

    Подробно –
    [url=https://7filtrov.shop/catalog/vodosnabzhenie/skvazhina/nasosy_dlya_skvazhin/filter/price-base-from-1900.00-to-75000.00/apply/]погружной насос для скважины[/url]
    а также:
    [url=https://7filtrov.shop/catalog/nasosy/nasosnye_stantsii/filter/brand-is-leo/apply/]насосная станция leo[/url]
    [url=http://7filtrov.shop/catalog/vodosnabzhenie/skvazhina/nasosy_dlya_skvazhin/filter/price-base-from-1900.00-to-75000.00/apply/]погружной насос для скважины[/url]
    [url=http://7filtrov.shop/catalog/nasosy/nasosnye_stantsii/filter/brand-is-leo/apply/]leo насосыне станции[/url]

  4. [url=https://7filtrov.shop/]https://7filtrov[/url]

    [url=https://ibb.co/1nVcRzj][img]https://i.ibb.co/MhTdPBQ/look-com-ua-194645.jpg[/img][/url]

    Ручные насосы для скважин.
    На многих загородных участках нет центрального водоснабжения, поэтому единственным способом обеспечить питьевые и хозяйственно-бытовые нужды остается сооружение колодца или скважины. Однако даже после того как альтернативный источник появился, возникает проблема – как поднять воду с глубины? В случае с колодцем все просто – можно достать воду с помощью троса и ведра, а вот когда речь идет о скважине – без насосного оборудования не обойтись.
    Современный рынок предлагает широкий выбор моделей, работающих от электросети, и довольно трудно представить, себе устройства, способные исправно функционировать без электронной начинки и электроэнергии. Однако такие устройства все же имеются – это ручные водяные насосы, предназначенные для скважин.
    Какими бывают ручные скважинные насосы для воды.
    Разновидности и конструкция ручных насосов для скважин:
    поршневые . Цель работы устройства – поднять воду из источника с глубины, достигающей 10 м. Оборудование имеет предельно простую конструкцию – цилиндр, поршень и клапан. Работа осуществляется по вакуумному принципу. При поднятии поршня возникает вакуум, при опускании – пространство выше поршня заполняется водой. После перемещения поршня верх открывается всасывающий клапан и закрывается поршневой клапан. штанговые . Предназначены для использования в источниках с уровнем воды ниже 7 м. Устройство состоит из штанг, поршня, насосного цилиндра, колоны труб и штока с балансиром. Насосный цилиндр следует опустить на глубину источника и прикрепить к обсадной трубе колону из водопроводных труб. На конец всасывающей трубы устанавливается обратный клапан. устройства серии «К» . Это самовсасывающее насосное оборудование, способное создавать на выходе давление до 2 атм. Высота всасывания – не более 9 м.
    Детали и корпус такого ручного насоса для скважины изготавливаются из бронзы. Состоит оборудование из рычага, четырехклапанного «крыла», корпуса, крышки, вала с уплотнителем, всасывающей части. При движении рычага начинает вращаться крыло, то вытесняя, то всасывая воду.
    Сегодня можно приобрести и такой ручной водяной насос для добычи воды из скважины, который способен поднимать жидкость с глубины до 16 м. Шток поршня такого устройства «ходит» непосредственно в самой выпускной трубе, которая расположена на его верхней крышке. Шток имеет увеличенную длину и изготовлен из надежного легкого металла (например, из дюраля).
    Как сделать ручной насос для скважины своими руками + Видео.
    Для корпуса нам потребуется металлический цилиндр, в его роли может выступать кусок трубы, корпус гидроцилиндра или гильза от дизельного двигателя. Поршень можно сделать из дерева, металла или пластика – кому, как удобнее. Поршень обязательно уплотняем резиновым кольцом.
    Производительность устройства зависит от всасывающего и обратного клапана. Клапаны – это отверстия в корпусе поршня и нижней крышки цилиндра. Во время перемещения поршня вверх, вода будет вытесняться в выпускную трубу. Лучше всего использовать металлическую трубу. Резиновый шланг применять не рекомендуется так, как реагируя на изменения давления, он будет сжиматься. Клапан можно изготовить из толстой резины. Резина крепится на отверстие клапана с помощью клепки либо винтика с гайкой. При воздействии на резину воды она поднимается и пропускает воду, при отсутствии давления – отверстие закрыто.
    Принцип работы и устройство водяного насоса.
    К неоспоримым достоинствам ручных насосов для скважин относят:
    – удобство установки и эксплуатации; – простоту обслуживания; – низкую стоимость; – возможность работы в любом месте, даже там, где нет электричества.
    Слабым местом устройства является то, что при работе с ним приходится прикладывать определенные физические усилия.
    При установке оборудования соблюдает все правила. Для того чтобы насос прослужил вам как можно дольше, своевременно смазывайте рабочие детали и вовремя проводите профилактические мероприятия.

    Источник –
    [url=https://7filtrov.shop/catalog/nasosy/nasosy_poverkhnostnye/filter/brand-is-vodotok/apply/]vodotok[/url]
    [url=https://7filtrov.shop/catalog/nasosy/nasosy_dlya_pruda/filter/price-base-from-3500-to-200000/apply/]насос для пруда купить[/url]
    Также, рекомендую –
    [url=http://7filtrov.shop/catalog/nasosy/nasosy_poverkhnostnye/filter/brand-is-vodotok/apply/]vodotok[/url] и [url=http://7filtrov.shop/catalog/nasosy/nasosy_dlya_pruda/filter/price-base-from-3500-to-200000/apply/]насос для пруда[/url]

  5. Привет Алматы!!

    В каталоге вы всегда сможете найти нужную вам группу, канал, чат в телеграм, найти нужное сообщение из телеграм группы, чата или телеграм канала.

    Не нашли в поиске что искали? мы с радостью примем от вас ссылку на канал, чат или группу для включения их в поиск и каталог.

    Если вы админ телеграм канала, телеграм группы, чата или вы магазин и у вас есть группа, чат в телеграм или канал вам к нам.

    Магазинам мы предлагаем отдельный раздел в каталоге, отдельную страницу с витриной!

    Регистрируй свой магазин, телеграм группу, чат или телеграм канал и зарабатывай!

    Все ровные пацаны тут: http://zigzagwiki74tcz4.onion

  6. Пенис Среди мужчин бытует мнение, что такой преобразованный член произведет на женщину сильное впечатление и доставит ей большее наслаждение – Около темы члена.. https://sexpreparat.ru/about/11 – Толстый или длинный Секреты фаллоса: почему пенис имеет такую форму?

  7. Раньше провода не имели хорошей защитной оболочки. Поэтому даже при открытой проводке для снижения пожароопасности пользовались гофрой. Об этом статья на electrotorg.ru

  8. I simply desired to thank you so much once more. I am not sure what I might have used without these opinions shown by you directly on my concern. It was actually a real hard setting in my opinion, but seeing the very specialised way you solved that took me to weep with contentment. I am happy for this work and thus pray you are aware of a powerful job your are accomplishing training people through a web site. I know that you have never encountered all of us.

  9. Половые органы У мужчин вольфов проток превращается в придатки яичка, семявыносящий проток и семенные пузырьки – Заболевания https://urolog.com.ru/urologiya/zabolevaniya/neotchetlivo-sformirovannyie-polovyie-organyi.html – Неотчетливо сформированные половые органы На 6-й неделе беременности недифференцированная гонада становится дифференцированной Причина развития неотчетливо сформированных половых органов у новорожденных

  10. Эфирные масла и молодость.здоровье человека.омоложение организма.вода и омоложение. как вернуть молодость с помощью воды.биологически активные добавки Они стимулируют нервную систему, выключают нервное напряжение, снимают стрессовые состояния, уменьшают раздражительность, эмоциональную возбудимость, нормализуют сон, устраняют навязчивые состояния, повышают работоспособность, уменьшают усталость – Омоложение организма https://b-a-d.ru/rejuvenation/reciept-molodost.html -Компоненты для омоложения